Spendenbescheinigung 2025: Wissenswertes & Vorlagen für Vereine
Spenden sind eine wertvolle Unterstützung für Vereine und gemeinnützige Organisationen. Allein im Jahr 2024 spendeten 16,7 Millionen Menschen in Deutschland insgesamt 5,1 Milliarden Euro für wohltätige Zwecke. Damit Spender*innen ihre Zuwendungen steuerlich geltend machen können und Organisationen ihre Gemeinnützigkeit transparent nachweisen, sind Spendenbescheinigungen (auch Spendenquittungen genannt) ein wichtiges Instrument, von dem beide Seiten profitieren.
In diesem Beitrag erfahrt ihr, was eine Spendenbescheinigung ist, für welche Spendenarten und -beträge ihr sie ausstellen könnt, wo ihr passende Vorlagen findet und welche Vorgaben es zur Erstellung und Aufbewahrung gibt.
Inhalt:
- Was ist eine Spendenbescheinigung?
- Welche Arten von Spenden gibt es?
- Welche Voraussetzungen muss ein Verein erfüllen, um eine Spendenbescheinigung ausstellen zu dürfen?
- Ab welchem Betrag muss eine Spendenbescheinigung erstellt werden?
- Wo gibt es Vorlagen für eine Spendenbescheinigung?
- Was ist noch zusätzlich zu beachten?
- Ehrenamtliche finden mit vostel.de
Was ist eine Spendenbescheinigung?
Eine Spendenbescheinigung oder Zuwendungsbestätigung ist ein Dokument, das den Erhalt einer Spende bei einem Verein bestätigt. Spender*innen können die Spendenquittung als steuerlichen Nachweis beim Finanzamt vorlegen, um den Betrag von der Steuer absetzen zu lassen.
Für die Organisation sind Spendenbescheinigungen ein wichtiges Instrument des Fundraisings und des Vertrauensaufbaus. Sie schaffen Transparenz und machen größere Spenden oder Dauerspenden durch den steuerlichen Vorteil attraktiver. Darüber hinaus können Vereine diesen Kontaktpunkt als Gelegenheit nutzen, um sich für die Spende und ihre bedeutsame Wirkung zu bedanken und somit die Bindung zum Spender*innen zu stärken.
Welche Arten von Spenden gibt es?
Spenden gehören zu den Sonderausgaben und sind freiwillige Abgaben, für die keine Gegenleistung erwartet wird. Dabei betreffen Spendenbescheinigungen bzw. Spendenquittungen nicht nur die reine Geldspende. Im Spendenrecht wird zwischen vier Spendenarten unterschieden, für welche eine Zuwendungsbestätigung erstellt werden kann:
- Unter Geldspenden versteht man die klassische finanzielle Zuwendung, also Übergabe von Bargeld, Banküberweisung oder Lastschrift. Auf der Spendenbescheinigung sollten der Name, Vorname und die Anschrift des Spender korrekt vermerkt sein.
- Eine Sachspende ist die Spende von Gebrauchsgegenständen, wie Kleidung, Bücher oder Kinderspielzeug. Auf der Spendenbescheinigung muss der Kaufwert der Gegenstände sowie Angaben zur Wertermittlung mitgeteilt werden. Ist ein Gegenstand neuwertig, kann der Betrag auf dem Kaufbeleg als Kaufwert genommen werden. Bei gebrauchten Gegenständen kann der gegenwärtige Wert anhand des Alters, Zustands und ursprünglichen Kaufpreises ermittelt werden.
- Die Aufwandsspende kann der Geldspende zugeordnet werden und beschreibt Ausgaben zugunsten des Vereins, bei welchem der Spender auf eine Erstattung verzichtet. Das können entstehende Telefon-, Porto-, Fahrtkosten oder Kosten für Bürobedarf sein. Der Rechtsanspruch auf Zahlung und der Verzicht dieser muss nachweisbar sein. Zusätzlich muss der Verein finanziell in der Lage sein, zum Zeitpunkt der Aufwendung den Geldanspruch zu bezahlen.
- Bei der Vergütungsspende spendet eine Person ihre für den Verein geleistet Arbeitszeit und verzichtet somit auf eine Vergütung. Voraussetzung dafür ist, dass vorab schriftlich eine Vergütung mit dem Verein vereinbart wurde, worauf im Nachhinein der Verzicht erfolgte.
Welche Voraussetzungen muss ein Verein erfüllen, um Spendenbescheinigungen ausstellen zu dürfen?
Damit ein Verein Spendenquittung überhaupt ausstellen darf, sollten folgende Voraussetzung erfüllt sein:
- Der Verein muss gemeinnützig sein und dieses mit einem Freistellungsbescheid belegen können. Für mehr Informationen zum Freistellungsbescheid empfehlen wir den Beitrag von Deutsches Ehrenamt.
- Die Spenden dienen dem gemeinnützigen Zweck des Vereins (Zweckbetrieb).
- Die Spenden erfolgen ohne Erbringung von Gegenleistung und basieren auf die Freiwilligkeit der Spender*innen.
Ab welchem Betrag muss eine Spendenbescheinigung erstellt werden?
Für alle Spenden unter 300 Euro reicht dem Finanzamt eine Kopie des Kontoauszugs als Nachweis der Spende aus. Ist der Spendenbetrag größer als 300 Euro, so wird eine vom Verein ausgestellte Zuwendungsbestätigung für die steuerliche Absetzung benötigt.
Wo gibt es Vorlagen für eine Spendenbescheinigung?
Alle Spendenquittungen, unabhängig von der Art der Spende, müssen nach einem bestimmten Muster erstellt werden. Dafür gibt es von der Finanzverwaltung kostenlos zur Verfügung gestellte Vorlagen, die vom Verein verwendet werden müssen.
Die Vorlagen unterscheiden sich je nach Spendenart und Spender (z.B. natürliche oder juristische Person). Wird keine dieser Vorlagen benutzt, wird die Spendenquittung vom Finanzamt nicht anerkannt.
Alle Vorlagen dafür sind auf dem Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung unter dem Suchbegriff “Zuwendungsbestätigung” zu finden.
Was ist noch zusätzlich zu beachten?
Damit eine Spendenquittung gültig ist, reicht es nicht aus, einfach das richtige Formular zu verwenden. Auch beim Ausfüllen, der Unterzeichnung und der Aufbewahrung gibt es wichtige Vorgaben, die unbedingt beachtet werden müssen. Fehler können nicht nur zur Ungültigkeit der Quittung führen, sondern unter Umständen sogar haftungsrechtliche Konsequenzen für die Organisation oder den Vereinsvorstand haben.
Was ist beim Ausfüllen der Formulare wichtig?
Die Formulare müssen unverändert bleiben. Das bedeutet, dass Ergänzungen oder Anpassungen nicht zulässig sind. Sowohl die Wortwahl als auch die Reihenfolge der Vorlage dürfen nicht geändert werden. Eine Spendenbescheinigung darf maximal eine DIN-A4-Seite umfassen. Die Rückseite des Formulars kann für die Personalisierung genutzt werden, beispielsweise für das Vereinslogo. Eine Danksagung an die Spender*innen beispielsweise, ist daher ausschließlich auf der Rückseite möglich.
Beim Ausfüllen ist vor allem auf die Richtigkeit der Angaben zu achten. Bei Falschangaben haftet die Organisation; bei Missbrauch bzw. Fehlverwendung von Spendengeldern kann auch der Vereinsvorstand mit seinem Privatvermögen haften.
Hier sind ein paar der wichtigsten Angaben einer Spendenquittung:
- Name und Anschrift der Organisation
- Vollständiger Name und Adresse der Spender*innen
- Angabe des Spendenbetrags (Geldspende) bzw. der Spendenwerts (Sachspende) in Ziffern als auch in Buchstaben
- Datum der Spende
- Spendenzweck
- Datum und Aktenzeichen des Freistellungsbescheids
Wer darf die Spendenbescheinigung unterschreiben?
Welche Personen die Spendenquittung unterschreiben dürfen, ist in der Satzung des Vereins geregelt. Grundsätzlich sind das Personen, die den Verein nach außen vertreten, also Vorstandsmitglieder und Kassenwarte. Die Mitgliederversammlung kann jedoch auch andere Personen mit dieser Aufgabe bevollmächtigten, z.B. Schatzmeister*innen.
Dürfen Spendenquittungen digital ausgestellt werden?
Um den Aufwand zu minimieren, dürfen Spendenquittungen mittlerweile auch digital ausgestellt und versandt werden. Wichtig dabei ist, dass die Anwendung eines EDV-gestützten Verfahrens vorab beim Finanzamt angezeigt wird.
Gibt es eine Aufbewahrungspflicht?
Ja, für alle ausgestellten Spendenquittungen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Papierdokumente müssen mindestens zehn Jahre archiviert werden, während elektronische Dokumente für mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden müssen. In welchem Format die Dokumente verwaltet werden, liegt im Ermessen der Organisation.
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